Thiết lập AI lễ tân cho tiệm của anh/chị

Anh/chị chỉ cần điền một lần cho mỗi tiệm, khoảng 10 phút. Bộ phận hỗ trợ TKAS dùng đúng những thông tin này để thiết lập toàn bộ phần mềm cho tiệm: tổng đài AI, lịch hẹn, tin nhắn. Xong anh/chị chỉ việc dùng, không phải cài đặt gì thêm. Có chỗ chưa biết thì để trống, bộ phận hỗ trợ TKAS sẽ hỏi lại. Ô có dấu * là bắt buộc. AI lễ tân chạy trong 24 giờ; 14 ngày đầu dùng thử miễn phí, chỉ thu tiền khi tin nhắn nhắc lịch đã chạy.

1. Tiệm của bạn

Tên tiệm (đúng như trên bảng hiệu / Google Maps) *Website của tiệm (nếu có) Có website thì bộ phận hỗ trợ TKAS tự lấy địa chỉ, giờ mở cửa, bảng giá, tên thợ từ đó. Anh/chị chỉ cần điền thêm những gì website không có.Địa chỉ đầy đủ (số nhà, đường, thành phố, bang, zip) Số điện thoại tiệm khách đang gọi *Số điện thoại bàn (landline) của tiệm, nếu khác số trên Số này bộ phận hỗ trợ TKAS sẽ đấu nối với số ảo: cuộc gọi tới số bàn sẽ chuyển sang AI khi tiệm bận hoặc không bắt máy.Số điện thoại khác đính kèm tiệm (trên Google, Yelp, danh thiếp), nếu có Link Google Maps, Facebook, Yelp (nếu có)

2. Chủ tiệm và người trực điện thoại

Tên chủ tiệm *Tên thường gọi của chủ tiệm (boss) Ví dụ tên thật là Tâm nhưng khách Mỹ gọi là Tina thì ghi Tina. AI sẽ gọi chủ tiệm bằng tên này.Số cell của chủ *Nhận tin báo nội bộ, không hiện cho khách.Email (dùng để đăng nhập app) *Người thứ hai được xem app (tên + email), nếu có Ai thường bắt điện thoại ở tiệm? (tên) AI sẽ thay người này bắt máy khi bận hoặc ngoài giờ. Ghi tên để bộ phận hỗ trợ TKAS biết ai đang làm việc đó.Người nhận cuộc gọi khẩn hoặc nhóm đông (đám cưới, 4 người trở lên): tên *Có thể là chính chủ tiệm. AI sẽ nói "Let me get the person in charge on the line" rồi chuyển máy cho người này.Số di động của người đó (AI chuyển máy tới số này, bất kể giờ) *Không hiện cho khách. Khách chỉ nghe "one moment" rồi được nối máy.Số dự phòng khi số trên không nghe (người thứ hai), nếu có

3. Khuyến mãi và chiết khấu

Khuyến mãi đang có: nội dung, giảm bao nhiêu %, áp dụng cho ai, đến ngày nào Không có thì để trống. AI chỉ nói đúng những gì ghi ở đây, không tự bịa khuyến mãi.Giảm cho khách mới lần đầu? Bao nhiêu %?

AI có được tự giới thiệu khuyến mãi không?

Chỉ khi khách hỏiTự nói khi đặt lịchKhông nói

4. Giờ mở cửa

Thứ Hai Thứ Ba Thứ Tư Thứ Năm Thứ Sáu Thứ Bảy Chủ Nhật Ngày nghỉ lễ / nghỉ đặc biệt sắp tới (AI sẽ không nhận lịch những ngày này)

5. Menu dịch vụ

Chưa có website thì ghi menu: mỗi dòng một dịch vụ, tên – giá – số phút Hoặc chụp ảnh bảng giá rồi tải lên ở ô ngay dưới — nhanh hơn gõ.

Ảnh bảng giá / menu hiện tại (chụp từng trang, tối đa 6 ảnh hoặc PDF)

Chưa chọn

Có website nhưng giá đã đổi, hoặc không có website: chụp bảng giá treo ở tiệm là đủ. Bộ phận hỗ trợ TKAS đọc giá và mô tả từng món từ ảnh này.

Giá trên website còn đúng không?

Còn đúngCũ rồi — giá mới ở ảnh / ô menuKhông có website

Nhiều website để giá cũ. Nếu cũ, anh/chị ghi giá mới ở ô trên hoặc chụp bảng giá hiện tại gửi kèm. AI chỉ nói giá đúng.

AI có nói giá cho khách qua điện thoại không?

Không — chỉ đặt lịch, giá báo khi khách tới (hầu hết tiệm chọn vậy)Có — đọc đúng giá từng món trên menu

Chưa chọn = không nói giá.

Các gói / combo gồm những gì? (mỗi gói một dòng — AI chỉ nói đúng những gì ghi ở đây, không tự bịa) Khách hay hỏi "Deluxe khác Classic chỗ nào?". Không ghi thì AI nói "let me get my manager" thay vì đoán.Dịch vụ nào KHÔNG được báo giá / không tự đặt, phải hỏi chủ hoặc manager trước? (nối mi, nối tóc, sửa màu, nail design phức tạp…) AI sẽ nói "let me get my manager" và chuyển máy / nhận lời nhắn cho các món này.Dịch vụ nào KHÔNG nhận đặt qua điện thoại (chỉ walk-in) Dịch vụ nào chỉ 1-2 thợ làm được

6. Thợ

Tên thợ (tên khách hay gọi) và NGÀY NGHỈ trong tuần của từng người, mỗi thợ một dòng *AI sẽ không nhận lịch cho thợ vào ngày thợ nghỉ và lịch ngày của tiệm tự đánh dấu Off. Thợ làm cả tuần thì ghi "cả tuần".Thợ nào nhận dịch vụ nào, nếu khác nhau

Có cho khách chọn thợ khi đặt lịch không?

CóKhông — tiệm xếp thợTuỳ — ưu tiên thợ quen nếu còn chỗ

8. Tin nhắn cho khách (SMS) — đăng ký với nhà mạng Mỹ

Tên pháp lý của tiệm, ghi ĐÚNG TỪNG CHỮ như trên giấy IRS (thư cấp EIN, CP575) Nhà mạng Mỹ so tên này với hồ sơ IRS. Kể cả chữ LLC, Inc, Corporation ở cuối. Sai một chữ là bị từ chối và mất phí nộp lại.

Loại hình doanh nghiệp (ghi trên giấy IRS)

LLCCorporation (Inc, S-Corp, C-Corp)Cá nhân / hộ kinh doanh (sole proprietor, DBA)PartnershipKhông chắc — bộ phận hỗ trợ TKAS hỏi lại

EIN (mã số thuế doanh nghiệp, 9 số) Bộ phận hỗ trợ TKAS chỉ dùng để nộp hồ sơ nhà mạng cho tiệm, không lưu vào nơi nào khác, trên màn hình chỉ hiện 4 số cuối.Địa chỉ trên giấy IRS, nếu khác địa chỉ tiệm Người đại diện ký hồ sơ: họ tên đầy đủ (chủ tiệm, đúng giấy tờ) Chức vụ của người đó (Owner / Manager) Di động của người đại diện Để trống = dùng số cell của chủ ở mục 2.Email của người đại diện Để trống = dùng email đăng nhập ở mục 2.Có tiệm khác cùng công ty / cùng EIN không? Ghi tên các tiệm đó Cùng EIN thì bộ phận hỗ trợ TKAS nộp MỘT hồ sơ cho tất cả, đỡ phí và đỡ hỏi lại.

Anh/chị đồng ý để HeyNailSpa (TK AI Solutions LLC) đứng ra nộp hồ sơ nhắn tin với nhà mạng Mỹ thay cho tiệm, bằng thông tin ở trên?

Đồng ýChưa — tiệm không cần nhắn tin cho khách lúc này

Không đồng ý thì AI vẫn nghe máy và đặt lịch bình thường, chỉ không nhắn tin nhắc hẹn cho khách.

Link Google review của tiệm (để xin đánh giá sau buổi hẹn) Dịch vụ nào KHÔNG nên xin đánh giá

9. Chuyển cuộc gọi và phần mềm đang dùng

Số điện thoại tiệm (mục 1) là loại máy gì?

Máy bàn (landline)Di động (cell)Điện thoại qua internet (Spectrum, Comcast, Ooma, RingCentral…)Không rõ

Mỗi loại máy một mã chuyển cuộc gọi khác nhau. Bộ phận hỗ trợ TKAS gửi đúng mã, hoặc video hướng dẫn, theo câu trả lời này.

Số tiệm đang dùng nhà mạng nào? (Verizon, AT&T, T-Mobile, Spectrum, Comcast, Frontier…) Tiệm đang ghi lịch hẹn bằng gì? (Go Check In, Square, Fresha, Booksy, sổ giấy…) Để bộ phận hỗ trợ TKAS biết AI ghi lịch thẳng vào app HeyNailSpa hay giữ chỗ rồi tiệm xác nhận vào phần mềm cũ.Link đặt lịch online của phần mềm đó (nếu có, ví dụ booking.gocheckin.net/...) Để AI giữ chỗ đúng vào phần mềm tiệm đang dùng, không bị trùng lịch.

Ở quầy có iPad / tablet / máy tính để xem lịch không?

CóKhông — xem trên điện thoại chủ

Muốn AI bắt máy khi nào?

Khi không ai nghe sau 4 tiếng chuông (tiệm vẫn bắt máy trước)Chỉ ngoài giờ mở cửaMọi cuộc gọi — AI nghe hết

Thông tin thêm (không bắt buộc, bổ sung sau cũng được)

7. AI trả lời thế nào

Tên trợ lý tự xưng khi bắt máy

Giọng của AI

Giọng nữ Mỹ ấm, rõ (mặc định — giọng đã dùng cho các tiệm đang chạy)Muốn nghe thử giọng khác — bộ phận hỗ trợ TKAS gửi 2–3 mẫu

Ngôn ngữ trả lời

Tiếng AnhTiếng Anh, khách nói tiếng Việt thì chuyển máy

Tiệm có nhận walk-in không?

CóKhông

Khách nhóm (party, bridal): có nhận không, tối đa mấy người? Trẻ em làm được không, từ mấy tuổi? Đậu xe ở đâu?

Có gift card không?

CóKhông

Chính sách trễ giờ / huỷ lịch (ví dụ: trễ 15 phút mất chỗ) 3-5 câu khách hay hỏi nhất mà bạn hay phải trả lời Điều AI TUYỆT ĐỐI không được nói hay hứa